A 2026.1 verziótól lehetőségünk van a számla sikeres NAV feladása után, státuszának lekérdezésekor automatikusan e-mailben elküldeni a számlát NAV hash kóddal a vevőnknek, ezzel e-számlát kiállítani.

Miben segít az Online Számla Rendszer?

A NAV Online Számla Rendszer 3-as verziója 2021 óta lehetőséget biztosít arra, hogy amennyiben a számlázási folyamatban az eladó oldalán létrejött egy elektronikus számla dokumentum (esetünkben a CobraContoLight-ban egy elektronikus aláírással és időpecséttel nem ellátott PDF fájl), azt a NAV adatszolgáltatás során az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kóddal (kiejtése: hes kód) együtt adjuk fel a NAV rendszerébe.

Mivel az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet bevezette annak lehetőségét, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kóddal is lehet teljesíteni, más, e jogszabályban felsorolt módszerek mellett, így ha a NAV visszaigazolja a megküldött adatszolgáltatás sikeres feldolgozását, biztosítható az elektronikusan megőrzött számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adattartalmának védelme és az eredet hitelessége.

Ez esetben tehát nem feltétele az elektronikus aláírás és időbélyeg alkalmazása a elektronikus számlázás során.

Megkötések az Online Számla Rendszer-ben

1. Csak a sikeres adatszolgáltatás biztosítja, hogy a hash kód és a számla letölthető az Online Számla Rendszerből. Sikertelen adatszolgáltatás esetén tehát nem jön létre befogadható e-számla. Megfelelő státuszok tehát:
   • : Rendben
   • : Figyelmeztetés: Érdemes megnézni az okát, de ettől az adatszolgáltatás sikeres
   • : Megjegyzés: Érdemes megnézni az okát, de ettől az adatszolgáltatás sikeres
2. A sikeres adatszolgáltatás ténye nem azonnal derül ki. A programnak le is kell töltenie a NAV adatszolgáltatásra adott válaszát. A vevőnek tehát csak akkor generál a rendszer értesítő emailt az e-számla kiállításáról, ha a NAV a válaszában nem jelzi sem technikai sem üzleti hibásnak a számlát.
3. A vevő (termékbeszerző, szolgáltatást igénybevevő) csak az Online Számla Rendszerben regisztrált adóalany lehet, tehát:
   • nem lehet természetes személy
   • nem lehet nem belföldi adóalany
   • nem lehet adószámmal nem rendelkező nem természetes személy

Alapvető beállítások

A Főmenü / Számlakészítés / Karbantartás / E-számla NAV hash kóddal paraméterei menüpontban kiválasztjuk az email kommunikációs csatornát, kitöltjük az email tárgy, és szöveg tartalmat. Ha nem adunk meg tartalmat, akkor a számlaszám kerül bele egyedül. A levél szövegébe a [VOUCHERNUM] kulcsszó helyére a program a generált email szövegébe a számla sorszámát, a [VOUCHERDATE] kulcsszó helyére pedig a számla kelte dátumát fogja behelyettesíteni:

A fenti példa tehát ilyen emailt fog eredményezni:

A Főmenü / Számlakészítés / Karbantartás / SMTP kommunikáció paraméterei ablakban tudjuk beállítani az e-mail küldés szükséges paramétereit. A paraméterek függenek az alkalmazott kiszolgálótól. Mivel ezek megkeresésében és ellenőrzésében a Cobra Computer munkatársai nem tudnak segíteni Önnek, így amennyiben a Szerver és a Felhasználó adatokat nem tudja, kérjen segítséget rendszergazdájától vagy a levelező kiszolgálójának kezelőjétől.

A példában láthatjuk a Google levélküldő rendszeréhez szükséges paramétereket. Amennyiben a Google fiókjához kétlépcsős azonosítást használ, a Jelszó mezőbe egy úgynevezett alkalmazásjelszó-t kell generálni, és azt megadni. Az Alkalmazásjelszavak létrehozása és kezelése link a Google fiókjába vezeti, ahol létrehozhat új alkalmazás jelszót.

A felhasználóhoz szükséges tehát megadni egy e-mail cím és jelszó vagy alkalmazásjelszó párost, amivel a kliensprogram belép a levélküldő rendszerbe. Alatta a feladónál pedig bármilyen tetszőleges címet és nevet megadhatunk. A levélen ez fog megjelenni, példánkban: cobra@gmail.com.

Partnerek adatainak megadása

A partner törzsben az “E-számla NAV hash kóddal” kapcsolóval jelezzük, ha a partner így várja a számlát, valamint a partnernél ki kell tölteni a megadott kommunikációs e-mail címet.

E-számla kiállítás

A Főmenü / Számlakészítés / Számlák / Véglegesített számlák menüpontban tudunk E-számlát kiállítani. A számla kiállításának folyamata nem tér el egy sima számlától. Az alapértelmezett ablakban be van kapcsolva a “Távnyomtatás” funkció, azonban mikor kiválasztjuk a kívánt partnert, akinél be van pipálva az “E-számla NAV hash kóddal” kapcsoló, a “Távnyomtatás” kikapcsolódik és a rendszer bepipálja a számlán, hogy az egy “E-számla”.

Innentől a számlakészítés lépéseit kell alkalmazni.

A rendszer automatikusan küldi ki az emailt, amint a számla MOSZR státuszát sikeresen lekérdezte, és a státusz értéke OK, Figyelmeztetés, vagy Infó. Minden más esetben nem küld levelet. A levél két csatolmányt tartalmaz: 1. a számla PDF, és 2. a számla PDF hash értékét, és típusát tartalmazó TXT.

Amennyiben sikertelen az email küldés, a számla NAV státuszánál kapunk erről információt. Például, ha az STMP kiszolgálóhoz hibás adatokat adtunk meg, ez fog történni:

Javítva az SMTP kiszolgáló adatait (szerver cím vagy felhasználó név, jelszó) a A Főmenü / Számlakészítés / Karbantartás / SMTP kommunikáció paraméterei ablakban, majd a NAV státusz ablakon a [Frissít] gombot megnyomva újra kezdeményezhetjük a levélküldést:

Rendszerbeállítással letilthatjuk a teljes működést:
“Számla.NAVHashelt.EmailKüldés” Igen/Nem (alapértelmezett: Igen). Kell-e a NAV hashelt számlákról automatikus emailt küldeni.